FAQ - Domande frequenti

Domande e risposte sul nostro gestionale

DOMANDE GENERALI

Quanto costa Rubino il Gestionale ?

Rubino Max non ha costi iniziali, oltre alla versione free che permette la compilazione e l’invio della tua fattura elettronica al sistema di interscambio, puoi richiedere una demo completa funzionante per 10 gg.  La versione Demo è completa di tutte le funzionalità, naturalmente con qualche limitazione sulla memorizzazione dei dati. Successivamente se il software e di tuo  interesse puoi decidere di attivare una licenza. Esistono 4 tipi di licenza che vanno in base alle proprie esigenze e al proprio regime fiscale.

Su quali sistemi operativi funziona Rubino MAX?

Il gestionale Rubino Max è sviluppato su piattaforme Windows, ed è quindi compatibile con la maggior parte dei sistemi operativi di Microsoft, da Windows XP fino ad arrivare a Windows 11. Essendo un software Offline e quindi non su Cloud non può funzionare su Mac o Linux. Tutti gli archivi non sono quindi su Cloud ma rimangono sul computer dell’utilizzatore.

Cosa comprende la Licenza di Rubino ?

Ci sono 4 tipi di licenza, tutte le licenze comprendono tutti gli aggiornamenti al programma in modo completamente automatico, oltre ad avere la possibilità di contattare il nostro supporto tecnico per qualsiasi tipo di problema senza limite di chiamate, sia per risolvere problemi legati al software sia per domande generali sul funzionamento dello stesso. Durante i primi mesi di utilizzo saranno effettuate anche diverse sessioni in teleassistenza per istruire l’utilizzatore sul funzionamento del gestionale. NESSUN altro costo è richiesto per nessun tipo di operazione, ad esempio se ci fosse la necessità di reinstallare il programma su un altro Computer dopo una formattazione.

Ho già un gestionale, perchè dovrei passare a Rubino ?

Senza conoscere esattamente cosa utilizzi, è davvero difficile risponderti. In ogni caso se stai leggendo questa FAQ è probabile che tu non ti trova a tuo agio con l’attuale gestionale. Il modo migliore per sapere se Rubino fa per te è quello di provare la versione Demo per capire cosa può offrire in più rispetto al tuo gestionale. Se desideri puoi richiedere di essere contattato per ricevere la consulenza specializzata proprio in questo. Ti diranno con molta sincerità, in base alle tue esigenze ed il software che utilizzi, se è necessario che tu faccia il passaggio a Rubino. Inoltre cosa da non sottovalutare.. Noi siamo molto simpatici. 🙂

Voglio passare a Rubino, posso importare i dati del mio vecchio gestionale ?

Certamente, questo lo possiamo fare noi per te, ovviamente il tuo vecchio gestionale deve poter esportare i tuoi dati in qualche formato valido, ad esempio Excel o in formato testo o CSV o in qualsiasi altro formato. Noi penseremo al resto e importeremo i tuoi listini o anagrafiche clienti o prodotti all’interno di Rubino, in modo che tu possa iniziare subito senza interruzioni.

Rubino è adatto solo al regime Forfettario ?

Assolutamente no, Rubino, è in grado di compilare moltissimi tipi di documenti, gestire il magazzino tramite carico e scarico, gestire le schede clienti contabili, è in grado di poter gestire anche dei progetti, molto indicati per il settore artigianale.
Inoltre Rubino può gestire la prima nota, le entrate e le uscite i pagamenti e arriva fino alla liquidazione Iva,  Rubino è adatto al Piccolo professionista o artigiano alla piccola azienda e all’azienda un pò più strutturata. Rubino non gestisce le chiusure contabili.

DOMANDE SULLA FATTURAZIONE ELETTRONICA

Dove posso trovare il codice Destinatario del mio cliente per effettuare la Fatturazione ?

Il codice Destinatario lo puoi ottenere in due modi. Il primo è quello di accedere al sito dell’Agenzia delle entrate ed entrare nella sezione Fattura Elettronica, da qui puoi semplicemente compilare creare una nuova fattura, dopo aver inserito la partita IVA sarà necessario cliccare sul tasto RECUPERO DATI ANAGRAFICI E DI REGISTRAZIONE. A questo punto nel campo Codice Destinatario apparirà il codice del tuo cliente. Maggiori informazioni le puoi trovare al nostro articolo completo

Codice Univoco e Codice Destinatario, quali sono le differenze ?

Il CODICE UNIVOCO della fattura Elettronica è un codice composto da 6 caratteri alfanumerici sia maiuscole che minuscole, ed è un codice che viene utilizzato per la fatturazione alla Pubblica amministrazione PA. I codici univoci delle PA sono pubblici e si possono trovare in due posti, sul sito della PA solitamente nella sezione contatti oppure tramite il sito Indicepa.gov.it deve è possibile effettuare una ricerca in base a molti filtri come ad esempio l’area geografica il codice fiscale la categoria ecc.
Il CODICE DESTINATARIO invece serve per poter compilare una fattura elettronica tra aziende chiamato anche B2B, esistono 2 modi per cercare un codice destinatario, (Rimando alla domanda come trovare il codice destinatario di un cliente)

Maggiori informazioni le puoi trovare nell’aricolo completo

Sono un professionista e sono nel regime forfettario, sono obbligato alla compilazione della fattura Elettronica ?

Nel 2021 questo obbligo non cè, il regime forfettario non è un obbligato , anche se è consigliato per diversi motivi. Il primo di tutti è che aderendo alla fatturazione elettronica si beneficia di un “regime Premiale” in sostanza si accorcia di un anno la prescrizione fiscale.

Maggiori informazioni le puoi trovare nell’aricolo completo

Rubino può inviare le fatture elettroniche direttamente al sistema di interscambio ?

Certamente. Rubino è in grado di firmare elettronicamente ed inviare al Sistema Di Interscambio le tue fatture Elettroniche. Inoltre  possiede un semplice semaforo per visualizzare lo stato dell’invio. E se la fattura viene scartata puoi vedere lo stato tramite l’apposita sezione e capire il perchè è stata rifiutata.

Devo fare una fattura Elettronica ma non conosco l'indirizzo PEC del mio cliente!

Ci sono 3 modi per recuperare l’indirizzo PEC di un Azienda/professionista. Il primo è il sito INIPEC che ti permette di inserire alcuni dati del tuo cliente e di recuperare quindi la sua PEC. Il secondo è quello di utilizzare il sito del registro delle imprese se l’azienda che cerchi è un impresa lo puoi fare a questo indirizzo REGISTRO IMPRESE anche da qui infatti è possibile recuperare la PEC in modo gratuito. Il terzo modo, forse quello più banale e quello di chiederlo direttamente al tuo cliente.

All’interno dell’articolo sulla ricerca della PEC puoi trovare ulteriori informazioni

Posso modificare una Fattura Elettronica già inviata al sistema di interscambio SDI ?

Le fatture inviate al Sistema di Interscambio, se accettate ricevendo una ricevuta di consegna non sono più modificabili. L’unico metodo per modificare o annullare la fattura già emessa è quello di creare una Nota di Accredito dello stesso importo al tuo cliente. Se invece ricevi una Notifica di scarto da parte di SDI, in quel caso puoi modificare o annullare la fattura in quanto viene considerata dal sistema di interscambio come non emessa. Una volta modificata potrai procedere nuovamente al suo invio a SDI.

Posso usare la mia PEC per inviare le mie Fatture Elettroniche al sistema di interscambio ?

Rubino è in grado di inviare e ricevere le Fatture Elettroniche in completa autonomia utilizzando proprio il tuo indirizzo Mail Certificato PEC. Durante la configurazione del programma ti verrà chiesto di inserire la tua PEC e la PEC dell’SDI (Sistema di interscambio) la prima volta sarà necessario inserire l’indirizzo principale dell’SDI che è sdi01@pec.fatturapa.it. Quando il sistema di interscambio riceverà la prima fattura elettronica da parte di Rubino invierà la ricevuta dello stato della tuo invio e contemporaneamente ti invierà l’indirizzo PEC dove dovrai inviare le prossime fatture. Questa operazione è completamente automatica e non dovrai preoccuparti di nulla.

Che cosa è la Fatturazione Elettronica ?

La fattura elettronica è un documento di vendita generato da un programma gestionale o da un portale internet in formato digitale, in formato XML, un formato digitale strutturato che permette di riconoscere il significato degli elementi contenuti in un documento di testo. L’agenzia delle entrate ha creato un formato standard con delle specifiche tecniche da rispettare. Attualmente le ultime specifiche tecniche sono datate 30 Luglio 2019 e si possono trovare a questo indirizzo https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/schede/comunicazioni/fatture-e-corrispettivi/fatture-e-corrispettivi-st/st-invio-di-fatturazione-elettronica.

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea solo per due aspetti. Il primo è che deve essere creata necessariamente utilizzando un PC, un tablet o uno Smartphone e l’altra è che deve essere inviata elettronicamente al cliente tramite SDI il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle entrate.

Puoi trovare maggiori informazioni su cosa è una Fattura elettronica nel nostro articolo.

Rubino crea il file XML conforme allo standard per SDI ?

Rubino Crea il file XML e lo compila a seconda dei dati che tu inserisci nella fattura. Inoltre lo standard cambia, ma con gli aggiornamenti nessun problema, Rubino si adegua alle normative e si aggiorna in automatico in caso di normative diverse.

Rubino Max Può ricevere le fatture Fornitori ?

Rubino è in grado di ricevere le fatture fornitori chiamate fatture passive senza nessun problema, hai la possibilità di importare la sola testata con tutti i dati oppure di importare l’intera fattura comprensiva di tutte le righe con articoli o servizi. Se poi gestisci un piano dei conti ad ogni voce puoi assegnare un piano conti diverso, cosi da inserire le voci in contabilità.

DOMANDE SUI PRODOTTI E IL MAGAZZINO

E' possibile definire dei Listini personalizzati ?

Rubino gestisce 1 Listino chiamato ufficiale e 7 Listini personalizzabili, Tutti i listini possono essere rinominati a piacimento. in questo modo non ci sarà Listino1 Listino2 ecc. ecc. ma potrebbe esserci Listino BASE, Listino VERDE ecc. ecc. Nei listini è possibile aumentare la percentuali dei prezzi o diminuirle partendo dal prezzo ufficiale o direttamente da un altro listino.

Posso associare un listino particolare ad un cliente particolare ?

Si, tramite Rubino è possibile associare un listino direttamente dall’anagrafica cliente. Ogni volta che si crea un documento verrà inserito direttamente il prezzo del listino definito nella Anagrafica di quel Cliente. Naturalmente è possibile cambiare o modificare lo stesso ogni volta che si vuole.

Un articolo o prodotto può avere una sua IVA sempre uguale ?

Si, dalla gestione prodotti è possibile specificare se un prodotto debba mantenere l’iva di legge prendendola dall’iva generale di vendita oppure se utilizzare sempre e solo un IVA definita come ad esempio per gli alimenti.

DOMANDE SULLA MULTIUTENZA

Cosa si intende per Multi Utenza ?

La multi utenza è la possibilità di accedere a Rubino da più utenti diversi anche sullo stesso computer. In un azienda dove è presente un ufficio con più di una persona, ogni persona deve poter accedere al gestionale e ogni utente collegato deve poter fare solo determinate e specifiche operazioni, Ad esempio un utente potrebbe gestire il magazzino dei prodotti mentre un altro utente è dedicato solo ed esclusivamente alla fatturazione. La multi utenza permette di fare queste distinzioni facendo accedere l’utente al gestionale tramite una propria password.

Maggiori informazioni nel nostro Articolo dedicato alla Multi Utenza

Come funziona la Multi Utenza con Rubino ?

Rubino al primo avvio chiede di inserire una password per l’utente Admin, tramite questo utente è poi possibile creare più utenti inserendo delle password temporanee e associando un livello all’utente appena creato. In questo modo è possibile decidere cosa potrà fare quell’utente. Successivamente quando l’utente si accederà per la prima volta gli verrà chiesto di reinserire la sua password (questo per una questione di privacy e GDPR). Da quel momento verranno anche creati dei log sulle operazioni che l’utente esegue, questo per tenere traccia di quello che viene fatto.

Maggiori informazioni nel nostro Articolo dedicato alla Multi Utenza

Ad utilizzare il gestionale sono solo io. Posso disabilitare la multiutenza ?

Certamente. Al primo avvio di rubino ti verrà chiesto di inserire la password per l’admin che sarà anche l’unico accesso al gestionale. L’utente Admin può fare tutto quando all’interno di Rubino, dalla gestione degli archivi fino ad arrivare alla fatturazione.

Maggiori informazioni nel nostro Articolo dedicato alla Multi Utenza

DOMANDE SULLA ASSISTENZA

E' Possibile richiedere delle personalizzazioni o delle modifiche al gestionale ?

Certamente si, il gestionale è sviluppato da programmatori italiani ed è in continua evoluzione proprio grazie alle modifiche richieste dai nostri clienti. Naturalmente le modifiche o le personalizzazioni vanno valutate di volta in volta insieme al cliente, ma ad oggi pochissime richiesta sono state rifiutate. Il tempo si sviluppo delle modifiche va in base ad una coda di modifiche e aggiornamenti che vengono rilasciati. Successivamente alla richiesta viene dato un gestionale con la modifica solamente al cliente che ne ha fatto richiesta, cosi che possa essere testata direttamente dal cliente. Dopo un breve periodo se la modifica o miglioria viene inserita come aggiornamento a tutti i nostri clienti. Ovviamente ogni modifica effettuata ha la possibilità di essere “attivata o disattivata” direttamente dal cliente, in modo da non cambiare il metodo di lavoro dell’utilizzatore.

Le personalizzazioni al Gestionale hanno un costo ?

Questo dipende molto dal tipo di modifica che verrà sviluppata insieme al cliente. Se la modifica o aggiornamento può essere di interesse generale e quindi inserito nel gestionale a livello generale, nessun costo aggiuntivo viene richiesto al cliente. Se la modifica è molto particolare e di poco interesse per l’utenza generale in questo caso viene valutato e analizzato insieme al cliente e viene creato un preventivo di modifica per il solo tempo di creazione delle modifiche.

Come viene effettuata l'assistenza in caso di problemi ?

Tutte le richieste di assistenza vengono gestite telefonicamente nel caso siano domande riguardanti il gestionale. In caso invece di interventi sul gestionale stesso, il nostro personale si collegherà in remoto. In questo modo e come se fossimo davanti al vostro computer e potremo insieme risolvere ogni tipo di problema che vi si presentasse.

Ti inviatiamo a leggere il nostro articolo sulla nostra assistenza tecnica

E' Necessario aprire un ticket o inviare una mail per aprire una richiesta di assistenza ?

No, nessun ticket di apertura assistenza, ma solo un numero telefonico. I nostri programmatori risponderanno al telefono per risolvere ogni tipo di problematica legata al gestionale. In caso non ci fossero tecnici disponibili, verrete richiamati nel più breve tempo possibile direttamente da un tecnico.

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