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FAQ – Domande frequenti2020-02-29T14:47:55+00:00

Frequently Asked Question – FAQ – Domande frequenti

Il termine faq è un acronimo e deriva dall’inglese “Frequently Asked Questions”, che in italiano possiamo tradurre come “domande ricorrenti”. Ecco allora che cosa sono le FAQ: si tratta di una raccolta delle domande più comuni  e delle relative risposte, e servono ad aiutare in modo veloce gli utenti che vogliono una risposta alle rolo domande o quesiti.

Posso modificare una fattura elettronica già inviata a SDI ?2020-02-27T09:28:15+00:00

Le fatture inviate al Sistema Di Interscambio, se accettate ricevendo una ricevuta di consegna non sono più modificabili. L’unico sistema per sistemare il problema è quello di creare una Nota di Accredito dello stesso importo al tuo cliente. Se invece ricevi una Notifica di scarto da parte di SDI, in quel caso puoi modificare la fattura in quanto viene considerata dal sistema di interscambio come non emessa. Una volta modificata potrai procedere nuovamente al suo invio a SDI.

Posso usare la mia pec per l’invio delle fatture elettroniche ?2020-02-27T10:29:42+00:00

Rubino è in grado di inviare e ricevere le fatture elettroniche in completa autonomia utilizzando proprio il tuo indirizzo Mail Certificato o PEC. Durante la configurazione del programma ti verrà chiesto di inserire la tua PEC e la PEC dell’SDI (Sistema di interscambio) la prima volta sarà necessario inserire l’indirizzo principale dell’sdi che è sdi01@pec.fatturapa.it. Quando il sistema di interscambio riceverà la prima fattura elettronica da parte di Rubino invierà la ricevuta dello stato della tuo invio e contemporaneamente ti invierà l’indirzzo PEC dove dovrai inviare prossime fatture. Questa operazione è completamente automatica e non dovrai preoccuparti di nulla.

Che cosa è la fatturazione elettronica ?2020-02-27T10:16:33+00:00

La fattura elettronica è un documento di vendita generato da un programma gestionale o da un portale internet in formato digitale, in formato XML, un formato digitale strutturato che permette di riconoscere il significato degli elementi contenuti in un documento di testo. L’agenzia delle entrate ha creato un formato standard con delle specifiche tecniche da rispettare. Attualmente le ultime specifiche tecniche sono datate 30 Luglio 2019 e si possono trovare a questo indirizzo https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/schede/comunicazioni/fatture-e-corrispettivi/fatture-e-corrispettivi-st/st-invio-di-fatturazione-elettronica.

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea solo per due aspetti. Il primo è che deve essere creata necessariamente utilizando un PC, un tablet o uno Smartphone e l’altra è che deve essere inviata elettronicamente al cliente tramite SDI il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle entrate.

Sono un professionista e sono nel regime forfettario, sono obbligato alla compilazione della fattura elettronica ?2020-02-27T08:02:40+00:00

No, il regime forfettario al momento non è obbligato alla compilazione delle fatture elettroniche, anche se è consigliato per diversi motivi. Il primo di tutti è che aderendo alla fatturazione elettronica si beneficia di un “regime Premiale” in sostanza si accorcia di un anno la prescrizione fiscale, altro motivo, forse meno importante, e quello di poter consegnare hai vostri clienti una fattura elettronica sicuramente da un altra figura della vostra azienda rispetto al consegnare una vecchia fattura cartacea.

Rubino può inviare direttamente le fatture a SDI2020-02-27T08:02:44+00:00

Certamente. Rubino è in grado di firmare elettronicamente ed inviare al Sistema Di Interscambio le tue fatture Elettroniche. Inoltre  possiede un semplice semaforo per visualizzare lo stato dell’invio. E se la fattura viene scartata puoi vedere lo stato tramite l’apposita sezione e capire il perchè è stata rifiutata.

Devo fare una fattura elettronica ad un privato senza codice destinatario e senza PEC come posso fare ?2020-03-07T10:17:05+00:00

Se devi inviare una fattura elettronica ad un soggetto privato senza codice univoco e senza pec nel campo codice destinatario è necessario inserire 7 Zeri “0000000”. Nell’anagrafica del cliente non è necessario inserire l’indirizzo PEC. Cosi facendo SDI depositerà la fattura elettronica nel cassetto fiscale del tuo cliente e tu potrai inviare una fattura di cortesia in formato PDF sulla mail normale o semplicemente consegnandola a mano. SDI ti invierà una notifica di Mancata Consegna (MC) che conferma la ricezione da parte di SDI ma l’impossibilità di inviarla direttamente al cliente. Questo naturalmente non è da considerarsi come un errore.

Devo fare una fattura elettronica ma non conosco l’indirizzo PEC del mio cliente.2020-04-30T08:06:39+00:00

CI sono 3 modi per recuperare l’indirizzo PEC di un Azienda/professionista. Il primo è il sito INIPEC che ti permette di inserire alcuni dati del tuo cliente e di recuperare quindi la sua PEC. Il secondo è quello di utilizzare il sito del registro delle imprese se l’azienda che cerchi è un impresa lo puoi fare a questo indirizzo REGISTRO IMPRESE anche da qui infatti è possibile recuperare la PEC in modo gratuito. Il terzo modo, forse quello più banale e quello di chiederlo direttamente al tuo cliente.

Dove posso trovare il Codice Destinatario del mio cliente per effettuare la fatturazione ?2020-03-07T10:18:08+00:00

Il codice Destinatario lo puoi ottenere in due modi. Il primo è quello di accedere al sito dell’Agenzia delle entrate ed entrare nella sezione Fattura Elettronica, da qui puoi semplicemente compilare creare una nuova fattura, dopo aver inserito la partita IVA sara necessario cliccare sul tasto RECUPERO DATI ANAGRAFICI E DI REGISTRAZIONE. A questo punto nel campo Codice Destinatario apparirà il codice del tuo cliente.

Codice Univoco e Codice Destinatario Quali differenze di sono ?2020-03-07T10:15:31+00:00

Il CODICE UNIVOCO della fattura Elettronica è un codice composto da 6 caratteri alfanumerici sia maiuscole che minuscole, ed è un codice che viene utilizzato per la fatturazione alla Pubblica amministrazione PA. I codici univoci delle PA sono pubblici e si possono trovare in due posti, sul sito della PA solitamente nella sezione contatti oppure tramite il sito Indicepa.gov.it deve è possibile effettuare una ricerca in base a molti filtri come ad esempio l’area geografica il codice fiscale la categoria ecc.
Il CODICE DESTINATARIO invece serve per poter compilare una fattura elettronica tra aziende chiamato anche B2B, esistono 2 modi per cercare un codice destinatario, (Rimando alla domanda come trovare il codice destinatario di un cliente)

E’ Possibile definire Listini personalizzati?2020-03-07T10:25:55+00:00

Rubino gestisce 1 Listino chiamato ufficiale e 7 Listini personalizzabili, Tutti i listini possono avere un nome definibile e personalizzabile in questo modo non ci sarà Listino1 Listino2 ecc. ecc. ma potrebbe esserci Listino BASE, Listino VERDE ecc. ecc. Nei listini è possibile aumentare la percentuale del prezzo o diminuirla partendo dal prezzo ufficiale o direttamente da un altro listino.

Posso associare un listino ad un cliente particolare ?2020-03-07T10:27:43+00:00

Si, tramite Rubino è possibile associare un listino direttamente dall’anagrafica cliente associando un listino desiderato. Ogni volta che si creerà un documento nuovo verrà inserito direttamente il prezzo di quel listino, naturalmente è possibile cambiare o modificare lo stesso ogni volta che si vuole.

Un articolo o prodotto può avere una sua IVA sempre uguale ?2020-03-07T10:30:01+00:00

Si, dalla gestione prodotti è possibile specificare se un prodotto debba mantenere l’iva di legge prendendola dall’iva generale di vendita oppure se utilizzare sempre e solo un IVA definita come ad esempio per gli alimenti.

Che cosa si intende per Multi Utenza ?2020-02-27T12:11:23+00:00

La multi utenza è la possibilità di più utenti di accedere al gestionale. In un azienda dove è presente un ufficio con più di una persona, ogni persona deve poter accedere al gestionale e ogni utente collegato deve poter fare solo determinate e specifiche operazioni, Ad esempio un utente potrebbe gestire il magazzino dei prodotti mentre un altro utente è dedicato solo ed esclusivamente alla fatturazione. La multi utenza permette di fare queste distinzioni facendo accedere l’utente al gestionale tramite una propria password.

Quanto costa il programma gestionale Rubino ?2020-02-27T10:33:35+00:00

Rubino non ha costi iniziali, è possibile scaricare una demo completamente funzionante direttamente dal sito internet e provarlo, naturalmente con qualche limitazione sulla memorizzazione dei dati. Successivamente se il software e di proprio interesse è possibile attivare una licenza. Le licenze hanno un costo che va in base al numero di postazione e al proprio regime fiscale.

Rubino crea il file XML conforme allo standar per SDI ?2020-02-27T14:54:37+00:00

Rubino Crea il file XML e lo compila a seconda dei dati che tu inserisci nella fattura. Inoltre lo standard cambia, ma con gli aggiornamenti nessun problema, Rubino si adegua alle normative e si aggiorna in automatico in caso di normative diverse.

Come funziona la Multi utenza con Rubino ?2020-02-27T12:10:48+00:00

Iniziamo con il dire che Rubino gestisce la multi utenza, al primo avvio di Rubino viene chiesto di inserire una password per l’utente Admin, tramite questo utente è poi possibile creare più utenti inserendo delle password temporanee e associando un livello all’utente appena creato. In questo modo è possibile decidere cosa potrà fare quell’utente. Successivamente quando l’utente si accederà per la prima volta gli verrà chiesto di reinserire la sua password (questo per una questione di privacy e GDPR). Da quel momento verrano anche creati dei log sulle operazioni che l’utente esegue, questo per tenere traccia di quello che viene fatto.

Quali sistemi operativi supporta Rubino ?2020-02-27T12:11:04+00:00

Il gestionale Rubino è sviluppato su piattaforme Windows, ed è quindi compatibile con la maggior parte dei sistemi operativi di Microsoft, da Windows XP fino ad arrivare a Windows 10. Essendo un software Offline non può funzionare su Mac o Linux.

La licenza di Rubino cosa comprende ?2020-02-27T10:33:43+00:00

La licenza, o contratto di assistenza e manutenzione, comprende tutti gli aggiornamenti al programma stesso in modo completamente gratuito e automatico, oltre ad avere la possibilità di contattare il nostro supporto tecnico per qualsiasi tipo di problema senza limite di chiamate, sia per risolvere problemi legati al software sia per domande generali sul funzionamento dello stesso. Durante i primi mesi di utilizzo saranno effettuate anche diverse sessioni in teleassistenza per istruire l’utilizzatore sul funzionamento del gestionale. NESSUN altro costo è richiesto per nessun tipo di operazione, ad esempio se ci fosse la necessità di reinstallare il programma su un altro Computer dopo una formattazione.

Rubino può ricevere le fatture fornitori ?2020-02-27T14:55:07+00:00

Rubino è in grado di ricevere le fatture fornitori chiamate fatture passive senza nessun problema, hai la possibilità di importare la sola testata con tutti i totali oppure di importare l’intera fattura comprensiva di tutte le righe con articoli o servizi, Se poi gestisci un piano dei conti ad ogni voce puoi assegnare un piano conti diverso, cosi da inserire le voci nella contabilità esatta.

Ad utilizzare il gestionale sono solo io. Posso disabilitare la Multi utenza ?2020-02-27T12:18:38+00:00

Certamente. Al primo avvio di rubino ti verrà chiesto di inserire la password per l’admin che sarà anche l’unico accesso al gestionale. L’utente Admin può fare tutto quando all’interno di Rubino, dalla gestione degli archivi fino ad arrivare alla fatturazione.

E’ possibile richiedere delle personalizzazioni o delle modifiche al gestionale ?2020-02-27T10:38:33+00:00

Certamente si, il gestionale è sviluppato da programmatori italiani ed è in continua evoluzione proprio grazie alle modifiche richieste dai nostri clienti. Naturalmente le modifiche o le personalizzazioni vanno valutate di volta in volta insieme al cliente, ma ad oggi nessuna richiesta è mai stata rifiutata. Il tempo si sviluppo delle modifiche va in base ad una coda di modifiche e aggiornamenti che vengono rilasciati. Successivamente alla richiesta viene dato un gestionale con la modifica solamente al cliente che ne ha fatto richiesta, cosi che possa essere testata. Successivamente se la modifica o miglioria può essere una modifica valida per tutta la nostra clientela, viene rilasciata come aggiornamento a tutti i nostri clienti. Ovviamente ogni modifica effettuata ha la possibilità di essere “attivata o disattivata” direttamente dal cliente, in modo da non cambiare i metodi di lavoro degli stessi.

Le personalizzazioni al Gestionale hanno un costo ?2020-02-27T10:38:40+00:00

Questo dipende molto dal tipo di modifica che verrà sviluppata insieme al cliente. Se la modifica o aggiornamento può essere di interesse generale e quindi inserito nel gestionale a livello generale, nessun costo aggiuntivo viene richiesto al cliente. Se la modifica è molto particolare e di poco interesse per l’utenza generale in questo caso viene valutato e analizzato insieme al cliente e viene creato un preventivo di modifica per il solo tempo di creazione delle modifiche.

Come viene effettuata l’assistenza in caso di problemi ?2020-02-27T10:47:08+00:00

Tutte le richieste di assistenza vengono gestite telefonicamente nel caso siano domande riguardanti il gestionale. In caso invece di interventi sul gestionale stesso, il nostro personale si collegherà in remoto. In questo modo e come se fossimo davanti al vostro computer e potremo insieme risolvere ogni tipo di problema che vi si presentasse.

E’ necessario aprire un Ticket o inviare una mail per aprire una richiesta di assistenza ?2020-02-27T10:51:17+00:00

No, nessun ticket di apertura assistenza, ma solo un numero telefonico. I nostri programmatori risponderanno al telefono per risolvere ogni tipo di problematica legata al gestionale. In caso non ci fossero tecnici disponibili, verrete richiamati nel più breve tempo possibile direttamente da un tecnico.

Ho già un gestionale, perchè dovrei passare a Rubino ?2020-02-27T11:18:40+00:00

Senza conoscere esattamente cosa utilizzi, è davvero difficile risponderti. In ogni caso se stai leggendo questa FAQ è probabile che tu non ti trova a tuo agio con l’attuale gestionale. Il modo migliore per sapere se Rubino fa per te è quello di provare la versione Demo per capire cosa può offrire in più rispetto al tuo gestionale. Se solo desideri puoi richiedere di essere contattato per ricevere la consulenza specializzata proprio in questo. Ti diranno con molta sincerità, in base alle tue esigenze ed il software che utilizzi, se è necessario che tu faccia il passaggio a Rubino.

Voglio passare a Rubino, posso importare i dati del mio vecchio gestionale ?2020-02-27T11:18:19+00:00

Certamente, questo lo possiamo fare noi per te, ovviamente il tuo vecchio gestionale deve poter esportare i tuoi dati in qualche formato valido, ad esempio Excel o in formato testo o CSV o in qualsiasi altro formato. Noi penseremo al resto e importeremo i tuoi listini o anagrafiche clienti o prodotti all’interno di Rubino, in modo che tu possa iniziare subito senza interruzioni.

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